1.         Căn cứ:

-       Luật Doanh nghiệp hiện hành

-       Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn đã được sửa đổi bổ sung tại Đại hội đồng cổ đông thường niên ngày 19/07/2016

2.         Mục tiêu:

-       Đảm bảo tuân thủ luật pháp và các thông lệ tại Việt Nam;

-       Đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ và quyền lợi hợp pháp của tất cả cổ đông;

-       Đảm bảo tính tập trung, ổn định tổ chức của Đại hội đồng cổ đông.

3.         Đối tượng thực hiện bầu cử:

Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết hoặc đại diện theo ủy quyền của cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết (theo danh sách cổ đông Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn chốt ngày 31/05/2017) có mặt tại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017.

4.      Số lượng bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát

-       Hội đồng quản trị (HĐQT):

Số lượng: 03 thành viên

-         Ban kiểm soát (BKS)

Số lượng: 01 thành viên

Bổ sung cho nhiệm kỳ 2015 – 2020

5.         Phương thức bầu cử:

-       Việc bầu cử thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT)và Ban kiểm soát (BKS) được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu kín theo phương thức bầu dồn phiếu quy định heo luật doanh nghiệp hiện hành.

-       Danh sách ứng cử viên HĐQT và BKS được hình thành theo nguyên tắc sau: Dựa trên đơn đề cử, ứng cử của các cổ đông để lựa chọn các ứng cử viên HĐQT và BKS đáp ứng các tiêu chuẩn quy định trong Điều lệ của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn.

-       Mỗi cổ đông tham gia được phát một phiếu bầu  bổ sung thành viên Hội đồng quản trị và một phiếu bầu  bổ sung thành viên Ban Kiểm soát cho toàn bộ số cổ phần sở hữu và được ủy quyền.

-       Cổ đông lựa chọn tối đa 3 thành viên trong số các ứng cử viên bầu bổ sung HĐQT và 01 thành viên trong số ứng cử viên bổ sung BKS. Cổ đông đánh dấu X vào ô vuông phía trước tên của các ứng cử viên được lựa chọn nếu bầu dồn đều hoặc ghi số phiếu bầu cụ thể cho ứng cử viên được lưa chọn nếu bầu dồn lệch và gạch lên cả họ và tên của ứng cử viên không chọn.

-      Mỗi cổ đông có tổng số phiếu bầu bằng tổng số cổ phần đại diện sở hữu (bao gồm sở hữu và ủy quyền) nhân với số thành viên được bầu bổ sung  HĐQT. Theo đó, cổ đông có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên.

Tổng số phiếu bầu của mỗi cổ đông = Tổng số cổ phần sở hữu của Cổ đông x Số lượng Thành viên bầu 

Cụ thể:

Tổng số phiếu bầu của mỗi cổ đông = Tổng số cổ phần sở hữu của Cổ đông x 3

-       Trường hợp cổ đông có sự nhầm lẫn khi ghi Phiếu bầu HĐQT và chưa bỏ phiếu bầu vào thùng phiếu, cổ đông có thể liên hệ với Ban kiểm phiếu để được đổi lại Phiếu bầu.

v Ví dụ nguyên tắc bầu dồn phiếu cổ đông có thể chọn một trong hai cách bầu:

- Bầu dồn phiếu đều:

Cổ đông sở hữu hoặc đại diện sở hữu tại đại hội là 1.000 cổ phần, như vậy tổng số phiếu bầu của cổ đông khi thực hiện bầu cho HĐQT 1000 cp x 2 người = 2.000 phiếu bầu:

Æ  Nếu bầu 1 người => số phiếu bầu cho người đó là:   (1.000 x 2) / 1  = 2.000

Æ  Nếu bầu 2 người => số phiếu bầu cho mỗi người là: (1.000 x 2) / 2  = 1.000

- Bầu dồn phiếu lệch :

Cổ đông sở hữu hoặc đại diện sở hữu tại đại hội là 1.000 cổ phần, như vậy tổng số phiếu bầu của cổ đông khi thực hiện bầu cho HĐQT 1000 cp x 2 người = 2.000 phiếu bầu:

Æ  Nếu bầu 1 người => số phiếu bầu cho người đó là:   (1.000 x 2) / 1  = 2.000

Æ  Nếu bầu 2 người => số phiếu bầu cho mỗi người phải ghi cụ thể số phiếu bầu cho từng người là:  người thứ nhất  700 phiếu bầu; người thứ 2:1.300 phiếu  bầu hoặc người thứ nhất: 500 phiếu bầu; người thứ 2: 1.500 phiếu bầu … nhưng tổng số phiếu bầu cho hai người là: 2.000phiếu.

6.         Thủ tục và hình thức tiến hành bầu cử:

6.1.     Phiếu bầu cử:

a.   Hình thức phiếu bầu cử:

-       Phiếu bầu HĐQT được in trên giấy màu xanh, phiếu bầu BKS giấy màu hồng có đóng dấu treo của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn.

b.   Nội dung phiếu bầu cử:

-       Phần 1: Thể hiện Mã số cổ đông, Tổng số cổ phần sở hữu hoặc đại diện sở hữu, Tổng số phiếu bầu (Một phiếu bầu thể hiện quyền bầu tương ứng với số lượng cổ phần cổ đông đó nắm giữ hoặc đại diện sở hữu).

-       Phần 2: Danh sách ứng cử viên HĐQT, BKS số phiếu bầu

-       Phần 3: Một số lưu ý quan trọng.

c.    Phiếu bầu hợp lệ:

-  Là các phiếu bầu theo mẫu in sẵn do Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn phát hành, có dấu treo của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn.

-  Các phiếu bầu chọn không đủ số lượng bổ sung thành viên (tức bầu ít hơn)  vẫn hợp lệ.

d.   Các trường hợp phiếu bầu không hợp lệ:

-       Phiếu không theo mẫu quy định, không do Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn phát hành hoặc không có dấu treo của Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng và Kinh doanh Nhà Sài Gòn.

-       Phiếu không đánh dấu “X” vào Ô vuông phía trước tên của ứng cử viên được chọn mà  không gạch tên của ứng cử viên không chọn.

-       Phiếu bầu vượt quá số lượng bổ sung thành viên

-       Phiếu ghi thêm tên người khác vào danh sách hoặc ghi thêm những thông tin, ký hiệu,... khác.

-       Phiếu bị gạch xoá, sửa chữa;

-       Phiếu không còn nguyên vẹn.

e.    Trường hợp xem là không tham gia bầu cử:

Các cổ đông có tham dự đại hội mà không bỏ phiếu bầu cử thì số phiếu bầu của cổ đông đó được xem là không tham gia bầu cử.

6.2.     Ban Kiểm phiếu, nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu

a.   Ban Kiểm phiếu: 03 người do Đoàn chủ tịch đề cử và được Đại hội đồng cổ đông thông qua, có trách nhiệm:

-       Trình Đại hội đồng cổ đông thông qua Thể lệ bầu cử;

-       Hướng dẫn cách thức bỏ phiếu và tổ chức bầu cử;

-       Tiến hành kiểm phiếu;

-       Công bố kết quả bầu cử trước Đại hội.

Lưu ý: Thành viên Ban Kiểm phiếu không được có tên trong danh sách đề cử và ứng cử vào HĐQT

b.   Nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu:

-       Ban Kiểm phiếu tiến hành kiểm tra thùng phiếu trước khi bỏ phiếu với sự chứng kiến của các cổ đông;

-       Các cổ đông công khai bỏ phiếu bầu vào thùng phiếu;

-       Việc bỏ phiếu kết thúc khi cổ đông cuối cùng dự họp bỏ phiếu bầu vào thùng phiếu;

-       Việc kiểm phiếu phải được tiến hành ngay sau khi việc bỏ phiếu kết thúc;

-       Kết quả kiểm phiếu được thể hiện trong Biên bản kiểm phiếu và được Trưởng Ban kiểm phiếu công bố trước Đại hội.

7.         Nguyên tắc trúng cử thành viên HĐQT:

-       Người trúng cử thành viên HĐQT và thành viên BKS được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định.

-        Cụ thể:  Đối với HĐQT, số thành viên bầu bổ sung quy định là 3;

Đối với BKS, số thành viên bầu bổ sung quy định là 1;

-       Trường hợp có những ứng cử viên đạt tỷ lệ % số cổ đông tín nhiệm ngang nhau cho thành viên cuối cùng thì sẽ tổ chức bầu lại giữa các ứng cử viên này để chọn.

8.         Lập và công bố Biên bản kiểm phiếu

-       Sau khi kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải lập biên bản kiểm phiếu. Nội dung biên bản kiểm phiếu bao gồm: số phiếu bầu hợp lệ, số phiếu bầu không hợp lệ; số phiếu bầu và tỉ lệ % phiếu bầu trên tổng số phiếu bầu hợp lệ của từng ứng cử viên vào HĐQT Toàn văn Biên bản kiểm phiếu phải được công bố trước Đại hội đồng cổ đông.

9.         Những khiếu nại về việc bầu và kiểm phiếu: Sẽ do Chủ tọa cuộc họp giải quyết và được ghi vào biên bản cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên 2017.

10.    Hiệu lực thi hành:

§  Thể lệ bầu cử này được đọc công khai trước Đại hội đồng cổ đông và lấy ý kiến biểu quyết của các cổ đông trước khi tiến hành bầu cử.

Nếu được Đại hội đồng cổ đông thông qua với tỷ lệ từ 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp trở lên sẽ có hiệu lực thi hành bắt buộc đối với tất cả cổ đông.